電子定款で4万円節約する方法を徹底解説！初心者でもできる簡単ステップ

電子定款とは？その基本と仕組みを知ろう

定款とは何か？紙の定款と電子定款の違い

　定款とは、会社の基本ルールや構造を記載した法律的な文書です。具体的には、会社の名称や所在地、事業内容、資本金、役員体制などを記載します。定款は会社設立時に必ず作成し、公証役場で認証を受ける必要があります。

　伝統的に定款は紙ベースで作成されてきましたが、近年では「電子定款」という形式が普及しています。紙の定款は印刷された書面を提出する方式ですが、電子定款は電磁的なファイルとして作成し提出する形式です。電子定款を利用することで、必要な環境を整えれば手間を削減でき、さらには費用面でも大きなメリットがあります。

電子定款で節約できる理由：印紙税不要の仕組み

　紙の定款を使用する場合、収入印紙税として4万円を支払う必要があります。これは法律で義務づけられた費用ですが、電子定款にはこの収入印紙が不要になる点が大きな特長です。

　平成14年から定款を電磁的記録として作成し、公証役場で認証を受ける仕組みが導入されました。電子データの場合、紙ではないため収入印紙を貼付する必要がなくなり、その結果、4万円分の費用を節約できることになります。この仕組みにより、電子定款の利用は特にコスト削減を重視する起業家にとって注目されています。

電子定款作成が必要な場面とは？

　電子定款は、会社設立時に費用を節約したい場合におすすめの方法です。主に株式会社や合同会社（LLC）の設立で広く活用されています。また、起業時に資本金をできるだけ効率的に使用したい場面で特に効果を発揮します。

　例えば、資本金が少ない場合や初期費用を抑えたい場合に電子定款は非常に有効です。また、迅速に手続きを進めたい場合にも電子定款は便利な選択肢となります。なお、電子定款を利用する場合には、専用ソフトや電子署名が必要になるため、その環境が整っていることが前提となります。

電子定款で節約できる費用の具体例

　具体的にどれくらい節約できるのかを見てみましょう。紙の定款でかかる費用は以下の通りです：

定款認証料：52,000円
収入印紙代：40,000円
合計：92,000円

　一方、電子定款の場合は収入印紙代が不要となるため、以下のように費用を大幅に削減できます：

定款認証料：52,000円
収入印紙代：0円
合計：52,000円

　この差額である4万円が電子定款を利用することで節約できる金額です。初期費用を効率化したい場合に、この節約額は非常に大きなメリットと言えるでしょう。

初心者でもできる！電子定款を準備するための具体的な手順

必要な道具を揃えよう：パソコンとICカードリーダー

　電子定款を作成するためには、いくつかの道具を用意する必要があります。まず必須となるのはパソコンです。電子定款用のソフトや電子署名に対応するシステムを利用するためには、インターネットに接続できるパソコンが必要になります。また、電子署名を行うためには、ICカードリーダーも欠かせません。ICカードリーダーは、マイナンバーカードに内蔵された電子証明書を読み取り、署名をするための機器です。

　これらの道具は初期投資として必要になりますが、これによって収入印紙代4万円を節約することができるため、費用対効果は高いものと言えるでしょう。特に、長期的に何度も電子定款を作成する予定がある場合は、この初期投資がさらにお得になります。

電子署名とは？マイナンバーカードを使った簡単認証

　電子定款では、「電子署名」を行う必要があります。この電子署名は、電子データで作成された定款が真正なものであることを証明する重要な手続きの一つです。電子署名を行うには、通常、マイナンバーカードに付随する電子証明書を活用します。

　具体的には、事前に住民票のある自治体でマイナンバーカードを取得し、これに電子証明書を登録しておきます。その後、ICカードリーダーを使ってパソコンでマイナンバーカードを読み取り、電子署名ソフトを利用して署名を行います。この方法は行政から提供されている仕組みを活用しており、誰でも簡単に取り組める点がメリットです。

　マイナンバーカードがまだ手元にない場合は、早めに手続きして取得しておくことをおすすめします。このカードは電子署名だけでなく、インターネットでの申請など他の場面でも役立つため、手元にあるとさらに便利です。

公証役場での申請方法：注意すべきポイント

　電子定款を提出するためには、公証役場での申請が必要となります。この手続きでは、事前準備が重要です。まずは定款の原稿を作成し、それを電子データ形式に変換します。定款に不備や誤字脱字がある場合、再提出が必要になるため、仕上げる前に内容をしっかり確認しておきましょう。

　作成した電子データを持ち込み、公証人に認証を依頼します。この際、事前に予約を取ることをお忘れなく。公証役場によって対応時間が異なるため、申請を行う前にスケジュールを確認しておくことも必要です。また、電子定款の認証には、認証手数料として52,000円が必要です。この費用は節約することができない点に注意してください。

　さらに、公証役場での手続きがスムーズに進むよう、不明点がある場合には事前に問い合わせるか、専門家に相談することもおすすめです。初めての方でも、公証役場でのサポートを受ければスムーズに申請手続きが可能です。

作成ソフトの選び方とおすすめツール

　電子定款を作成するには専用の作成ソフトが必要です。このソフトを使うことで、紙の定款に代わるデータ形式の定款を作成できます。選ぶ際のポイントとしては、費用、使いやすさ、サポート体制を確認することが大切です。

　Adobe Acrobat StandardやProfessionalといった有償ソフトは、信頼性が高く安心して使用できます。これらは電子署名にも対応しており、幅広い機能を備えているため、長期間利用したい方におすすめです。費用は約34,800円程度かかりますが、電子定款のメリットである4万円の節約効果を考えれば、十分に元が取れるでしょう。

　無料で利用できるソフトも一部存在しますが、これらは動作保証やサポートが不十分なこともあります。そういった意味で、信頼性の高いツールを選ぶことがスムーズな電子定款作成の秘訣です。また、ツール選びに不安を感じる場合には、専門の行政書士や司法書士に相談するのも一つの方法です。

　適切なツールを活用することで、初心者でも簡単に効率的な電子定款作成が可能となります。

電子定款のメリットとデメリットを徹底比較

電子定款の最大のメリット：費用削減

　電子定款の最大のメリットは、紙の定款に必要な収入印紙代4万円が不要になることです。この仕組みにより、「電子定款で4万円節約する方法」として多くの起業家に活用されています。紙の定款では印紙代が費用の一部として計上されますが、電子定款なら電磁的記録の形式で作成されるため、この印紙税が課されません。その結果、定款作成にかかる費用を大幅に軽減できます。これは特に、起業時の資金負担を少しでも抑えたい方にとって大きなメリットです。

手続きがスムーズ！時間も節約できる

　電子定款を用いるもう一つの大きなメリットは、認証手続きを効率的に進められることです。以前は紙ベースの定款を公証役場に持ち込む必要がありましたが、電子定款ではオンラインで手続きを進めることができます。そのため、公証役場に出向く回数を減らし、手続きにかかる時間を大幅に短縮できます。また、電子データとして保存できるため、紙の保管スペースや管理コストも削減できます。このように電子定款は費用と時間の両方を節約するための合理的な選択肢となります。

デメリットも知っておこう：初期コストと手間

　一方で、電子定款にはデメリットも存在します。最大の課題は、電子定款を作成するためには専用の環境やツールが必要であり、初期コストが発生することです。具体的には、Adobe AcrobatやICカードリーダライタ、電子署名プラグインなどを揃えるために費用がかかります。これらを購入すると5〜10万円ほどの初期投資が必要になる場合もあります。また、電子署名の取得やツールの操作といった手続きに慣れていない場合、作業そのものに時間と手間がかかる点もデメリットと言えます。

自分でやるvs専門家に依頼する：どっちがお得？

　電子定款を作成する際、「自分でやるべきか、専門家に依頼すべきか」という選択に悩むことがあるでしょう。自分で作成する場合、初期コストがかかりますが、以降は同様の手続きを繰り返し利用できるため、長期的にはコスト削減効果が期待できます。一方で、専門家に依頼すれば、最初からスムーズに手続きを進められるため、手間や時間を大幅に節約できます。費用は依頼する事務所によりますが、おおむね39,900円（税込）程度のサービスを提供している専門家も多く、トータルコストを比較して検討するのが賢明です。この選択は、起業の規模やスキルに応じて最適な方法を見極めることになります。

よくある質問とトラブル対策

電子署名がうまくいかないときの対処法

　電子定款を作成する際に必要な電子署名ですが、うまくいかない場合の原因としては、以下のような点が挙げられます。まず、ICカードリーダーや電子証明書が正しく接続・認識されているか確認してください。不適切な接続や古いドライバが原因でエラーが発生することがあるため、最新のソフトウェアアップデートを適用することが重要です。また、マイナンバーカードを利用した場合は、有効期限が切れていないか確認しましょう。どうしても解決しない場合は、電子署名専用のサポート窓口に問い合わせることでスムーズにトラブルを解消できます。

公証役場での手続きで困った場合の解決法

　公証役場で電子定款を申請する際、手続きの流れが分からず困ることがあります。この場合、事前に公証人に相談することで、必要書類や手順を詳しく教えてもらえます。また、書類の不備やファイル形式の間違いが原因で手続きが進まないこともあるため、申請前に電子定款データの形式や内容を再確認してください。万一不明点が残る場合、公証役場の窓口で直接相談するのも良い方法です。問題を迅速に解決するために、余裕を持って訪問しましょう。

専門家に相談すべきタイミングとは？

　電子定款の作成や申請手続きに不安がある場合、一定のタイミングで専門家に相談するのがおすすめです。特に、自力では書類不備や電子署名のエラーが解決できない場合や、手続き時間に余裕がない場合は、専門家に頼ることでスムーズに進められます。また、定款の内容自体に法的な問題がないかを確認してもらいたい場合にも、司法書士や行政書士などの専門家が頼りになります。あらかじめ明確な費用や節約額を把握したうえで相談することで、不必要なコストを抑えることができます。

節約以外の活用メリットも知ろう

　電子定款は費用削減以外にも多くのメリットがあります。例えば、電子データとして保存するため、劣化や紛失のリスクを減らせます。また、通信や認証がオンライン上で完結するため、手続きが効率的で時間を節約できます。さらに、環境に優しいペーパーレス化の観点からも注目されています。こうした利点を活用することで、「電子定款で4万円節約する方法」を実践するだけでなく、手続き全体の効率化を図ることが可能です。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。