キャッシュレスで変わる経理業務！驚くほど効率化する方法とメリットとは？

キャッシュレス化とは？経理業務への影響

キャッシュレス化の概要と現状

　キャッシュレス化とは、現金を使わずに取引を完結させる仕組みを指します。具体的には、クレジットカードや電子マネー、QRコード決済などの利用が挙げられます。近年では、消費者の利便性向上を目的に、多くの店舗や事業者がこれらの決済手段を導入しています。さらに、デジタル化が進む中で、企業の経理業務にもキャッシュレス導入の波が広がっており、小口現金の管理業務など、経費精算の効率化を求める動きが強まっています。

　現在、日本国内におけるキャッシュレス決済の普及率は年々増加しており、多くの企業がこの流れに乗ることで、業務負担軽減や透明性向上に期待を寄せています。中小企業においても、このキャッシュレス化を進めることが重要な競争力強化の一環となっています。

キャッシュレス化が経理業務に及ぼす影響

　キャッシュレス化は、経理業務に多大な影響を与えると考えられています。まず、現金払いを減らすことで、煩雑になりがちな小口現金の管理作業が大幅に簡素化されます。これにより、経費精算業務の効率化が図れるだけでなく、手入力作業が減少するため、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

　さらに、キャッシュレス決済は明細データを自動的に取得できるため、取引履歴の記録や管理が容易になります。これにより、不正使用や紛失などのリスクも軽減されます。また、キャッシュレス化によるペーパーレス化の推進は、環境への貢献やコスト削減といった副次的なメリットも享受できる点が特徴です。

小口現金管理の変化とその課題

　小口現金管理は、多くの企業で頭を悩ませる経理業務の一つです。現金払いが主流の場合、残高の確認や明細の記録、照合作業が必要不可欠であり、これらが経理担当者にとって大きな負担となっています。さらに、金額の不一致や領収書の紛失が発生すれば、原因追及に時間を費やさざるを得ません。

　しかし、キャッシュレス化によって小口現金の管理が大きく変化します。例えば、法人クレジットカードやQRコード決済を利用することで、現金を取り扱う必要がなくなり、管理の透明性やセキュリティ面が大幅に向上します。ただし、キャッシュレス化には新たな課題も伴います。導入コストや従業員への教育、システムの選定など、事前の準備が欠かせません。しかし、適切な取り組みを行うことで、結果的に業務の効率化や負担軽減が実現します。

キャッシュレス化がもたらす具体的なメリット

経理業務の効率化と手間の削減

　キャッシュレス化を導入することで、経理業務の効率が大幅に向上します。従来の現金払いでは、小口現金の管理や帳簿の記録、領収書との突き合わせ作業など、多くの手間が発生していました。しかし、クレジットカードや電子マネーを活用すると、決済情報が即座にデジタル記録されるため、手作業の記録や照合作業が不要になります。また、経費精算システムとキャッシュレス決済を連携すれば、経費処理の承認から記録までを一元化できるため、ヒューマンエラーの削減にもつながります。このような効率化は、中小企業にとって特に大きなメリットをもたらします。

データ管理による精度向上とリスクの軽減

　キャッシュレス化を進めると、経理データの管理精度が向上します。現金払いでは、手作業による記録ミスや領収書の紛失といったトラブルが起こりやすいのが課題でした。一方で、キャッシュレス経理では、取引のログが電子データとして整理されリアルタイムに確認できるため、記録の正確性が高まります。また、現金を使わないことで盗難や紛失リスクも大幅に軽減されます。そして、取引データがデジタル化されることで、経費の傾向分析や監査への対応がスムーズに行えるようになります。この点からも、キャッシュレス化は経理の信頼性を高める大きな要因となります。

ペーパーレス化の推進と環境への貢献

　キャッシュレス化は、ペーパーレス化の推進にも貢献します。現金を利用していた場合、領収書や請求書、出納帳のような紙ベースの記録が多く必要でした。しかし、キャッシュレス経理を採用すると、これらの書類が電子化され、紙の利用が大幅に削減されます。さらに、電子データを活用することで、記録の保存や検索も格段に簡単になります。この結果、オフィスの効率化だけでなく、環境負荷の軽減にも寄与します。中小企業がキャッシュレス化を推進することは、より持続可能な社会を目指す上でも重要な取り組みとなるのです。

経理業務を効率化するためのキャッシュレス導入のステップ

最適なキャッシュレス決済手段の選定

　キャッシュレス化を効果的に進めるためには、自社の業務内容や経費精算の流れに適したキャッシュレス決済手段を選定することが重要です。「現金払いを減らせば経理はラクになる？キャッシュレス経理のすすめ」にもあるように、現金払いから脱却する具体的な手段として候補に挙げられるのが法人クレジットカードやQRコード決済です。これらの決済方法は、小口現金を扱う際の煩雑な作業を減らし、経理業務を効率化するだけでなく、経費のトラッキングや支払い記録の透明性を高めることができます。

　選定の際には、以下の点を考慮することが推奨されます：

手数料や導入コスト
従業員の使いやすさ
取引先やサービス提供者との相性
記録管理や精算業務への連携のしやすさ

　こうした条件を踏まえて最適な手段を選ぶことで、スムーズなキャッシュレス化が実現可能です。

法人カードやQRコード決済の活用方法

　法人カードやQRコード決済の活用は、キャッシュレス経理を進める上で大変有効な手段です。法人カードは、会社の経費精算を一元化できる便利なツールとして多くの企業で活用されています。たとえば、出張費や定期的な備品購入、さらにはサブスクリプション型のサービス料金の支払いなど、様々な用途に対応可能です。また、法人カードの利用ではポイントや利用記録の管理ができ、経理業務の効率化に大きく貢献します。

　一方で、QRコード決済も注目されています。小規模な支出に対して容易に利用でき、小口現金を扱う頻度を減らすことが可能です。特に、電子マネーやQRコード決済を利用すると、支払履歴がリアルタイムで自動的に記録されるため、ヒューマンエラーの発生を大幅に抑えることができます。

　これらの手段を組み合わせることで、現金管理の負担を減らすだけでなく、経費精算のスピードを向上させることができます。

経費精算システムの導入とその利点

　経費精算システムの導入は、キャッシュレス化において欠かせないステップの一つです。このシステムを活用することで、経費処理をデジタル化し、手作業での仕分けや照合作業を大幅に削減することができます。また、ペーパーレス化が進むことで、書類の保管スペースや管理作業も軽減されます。

　加えて、経費精算システムにはデータ分析やレポート作成機能が搭載されているものが多いため、経費の見える化が進むのも大きなメリットです。これにより、不必要な支出や経費の重複を発見しやすくなり、リスクの軽減にもつながります。さらに、従業員がスマートフォンやPCから簡単に経費申請を行える仕組みを導入することで、現金の受け渡しや手書き領収書の提出といった旧来の手間を排除することが可能です。

　経費精算の精度を高め、業務全体の効率化を実現するためにも、企業の規模や業務内容に適したシステムを選ぶことが重要です。

キャッシュレス導入の課題と対策

導入コストと効果のバランスを取る方法

　キャッシュレス化を進める際には、初期導入コストとその効果のバランスを慎重に検討することが重要です。法人カードやQRコード決済の導入には、システム利用料や機器の購入費といった初期費用がかかる場合があります。しかし、長期的には経理業務の効率化や小口現金の管理コスト削減により大きなメリットを享受することができます。特に経費精算にかかる手間やトラブルが減少することで、コスト以上の効率的な運用が可能になるでしょう。まずは、自社の経理業務の現状を見直し、必要なキャッシュレス手段を最適化することが費用対効果を高めるポイントです。

従業員への浸透と活用促進のポイント

　キャッシュレス化を成功させるためには、従業員の理解と積極的な活用が欠かせません。新たな決済手段や経費精算システムの操作に慣れていない従業員もいるため、浸透させるための教育や研修が必要です。まずは、キャッシュレス経理のメリットをわかりやすく説明し、現金払いよりも手間が少なく便利であることを伝えることが重要です。また、導入当初はマニュアルやサポート体制を整えることで、従業員が状況に応じて適切な判断を行える環境を用意するとよいでしょう。一貫したコミュニケーションが従業員の不安を解消し、キャッシュレス化をスムーズに進めるカギとなります。

デジタル化に伴うセキュリティ対策

　キャッシュレス化により、経理業務のデジタル化が進む一方、セキュリティリスクも伴います。クラウドシステムやオンライン決済の利用が一般化する中で、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクは無視できない課題です。これを防ぐためには、二段階認証や定期的なパスワード変更などの基本的なセキュリティ対策に加え、システム管理者権限を限定するなどの運用ルールを整える必要があります。また、定期的なセキュリティ監査やアップデートを実施し、常に安全な環境を維持することが求められます。従業員にも情報セキュリティに対する意識を持たせ、リスク予防を徹底しましょう。

トラブル事例から学ぶ運用時の注意点

　キャッシュレス化を進める過程では、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。たとえば、従業員が正しい操作を知らずに発生する入力ミスや、領収書データとの照合がうまくいかない場合などです。こうしたトラブルを未然に防ぐためには、初期導入時から可能な限り簡潔な運用フローを設計し、明確な手順書を共有することが大切です。また、萬一システム障害や不明点が生じた場合に迅速に対応できるサポート窓口を整えることも欠かせません。実際の運用時には定期的にトラブル事例を振り返り、必要に応じて運用方法を改善しながらキャッシュレス経理を定着させていくことが成功の鍵となるでしょう。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。