個人事業主必見！経費で落とせる費用と落とせない費用を完全解説

経費とは？基本的な定義と重要性

経費の基本的な定義

　経費とは、個人事業主が事業活動を行う上で発生する費用全般を指します。具体的には、売上を得るために必要な支出であり、売上高から差し引くことができるものを意味します。例えば、商品を製造するための原材料費や、取引先への移動にかかる交通費などがこれに該当します。経費に該当するものは数多く存在し、自身の事業内容に応じた適切な判断が求められる点が特徴です。

経費が個人事業主にとって重要な理由

　経費は、個人事業主の利益計算や税務申告において非常に重要な役割を果たします。事業に必要な支出を経費として計上することで、課税対象となる所得を減らし、納税額を抑えることができます。これにより、事業の運営コストを適切に管理しつつ、経費を元に売上利益がどの程度効率的に生み出されているかを分析することが可能です。適切な経費管理は、事業の健全な運営にも直結します。

損金や費用との違いを理解しよう

　「経費」と「損金」や「費用」は類似した概念ですが、税務や会計の観点ではそれぞれ異なる意味があります。経費は個人事業主が事業活動で発生した支出のことを指し、損金は法人税法上の概念であり、法人が課税所得を計算する際に控除できる費用や損失を包括します。一方、費用は企業会計上の言葉で、収益を生み出すために消費された資源の金額を広く指します。このように、会計処理や仕訳を行う際には、経費と損金の違いをしっかりと区別することが重要です。

経費の計上がもたらす節税効果

　個人事業主が経費を正しく計上することには、大きな節税効果があります。例えば、通信費や家賃、水道光熱費など、事業運営に関連する費用を経費として記録することで、所得税や住民税の課税対象額を減らすことが可能です。また、経費の記録は、納税額を適正に抑えるだけでなく、事業にどのような費用が発生しているのかを把握するための重要なデータ源となります。適切な会計処理を行うことで、税務調査のリスクを軽減し、事業運営を円滑に進めることができます。

経費で落とせる主要な費用

事業関連の仕入れや材料費

　個人事業主にとって、事業に必要な商品や材料の購入費は、経費として計上可能な代表的な費用の一つです。たとえば、飲食業であれば食材の仕入れ、小売業であれば商品在庫の購入費などが該当します。これらの費用を適切に仕訳し、経費として計上することで、「経費と損金の違いとは？」という視点で見ると、所得税の課税所得からこれらの支出を差し引くことができます。ただし、事業に直接関係がない購入物は、経費と認められませんので注意が必要です。

家賃や光熱費の一部分

　自宅を事務所や店舗として使用している場合、その家賃や光熱費の一部を事業経費として計上することが可能です。ただし、全額ではなく、事業で使用している部分のみが対象となります。例えば、家の面積の30%が事業用途で使われている場合、その割合に応じて光熱費や家賃を経費として申告できます。これには具体的な計算が必要であり、仕訳処理を行うときには明確な基準を持つことが重要となります。税務署の指摘を防ぐためにも、事業用であることを証明する領収書や資料を保存しましょう。

通信費や交通費

　電話やインターネットなど、事業運営に必要な通信関連費用も経費として認められます。現在では、携帯電話料金やWi-Fi契約料などが該当します。ただし、プライベート利用と事業利用を明確に分け、事業用の比率のみを経費として計上することが必要です。また、取引先訪問や出張などの際にかかる交通費も事業経費に含まれます。公共交通機関の利用、車のガソリン代、高速道路料金などが具体例です。適切な会計処理を行うことで、節税効果を最大化できます。

各種手数料や外注費

　クレジットカード決済の手数料や銀行の振込手数料、または仕事を外注した場合に支払う費用なども経費として計上できます。たとえば、デザイン制作を外部クリエイターに発注した際の報酬や、プログラム開発を依頼した場合の支払いが該当します。このような支出は「外注費」という勘定科目で処理されることが多く、個人事業主がよく利用する科目です。また、これらの手数料や外注費を正確に把握し仕訳することは、経費の適切な管理に欠かせません。税務調査で不明確な経費が指摘されないよう、領収書や契約書を保管し、記録を明確にしておくことが重要です。

経費で落とせない費用とは？

プライベート色が強い支出

　個人事業主が経費を計上する際に注意しなければならないのは、プライベート色が強い支出です。経費はあくまで事業のために必要なものに限定されるため、事業と関係のない支出は認められません。たとえば、家族での外食費や個人的な趣味に関する購入品、日常生活での買い物などは経費に含むことができません。経費として計上する際には、事業との関連性を示せるかを明確にしておくことが重要です。これを怠ると、税務調査で指摘されやすくなります。

税金や罰金などの支払い

　税金や罰金は、経費の範囲外とされる費用の代表例です。たとえば、所得税や住民税は事業の損益に直接結びつかないため、経費として計上することはできません。また、事業活動中に発生した罰金や反則金も同様で、税法上では損金不算入とされます。ただし、事業税や固定資産税、自動車税といった「租税公課」に該当する税金は経費として認められるため、適切な仕訳や会計処理を行うことが必要です。

過剰な交際費や接待費

　交際費や接待費は、事業活動に必要な範囲内であれば経費として計上可能ですが、過剰な支出と見なされる場合は認められません。特に、高額な接待や、事業と関係性が薄い交際費は税法上の損金として認められない可能性があります。経費として計上する場合は、具体的な用途や相手先を明記し、事業に必要であることを証明できるようにしておきましょう。また、領収書の保管と内容確認は重要です。

家族や友人向けの支出

　事業に直接関係しない家族や友人への支出も、経費として認められません。たとえば、家族へのプレゼント代や知人とのプライベートな会食費などは、個人的な支出と判断されます。ただし、家族が事業活動に関与しており、その労働に対して賃金を支払う場合は、適切な会計処理のもとで費用として計上できることがあります。とはいえ、税務調査時には不明瞭な支出として指摘を受けやすい分野なので、注意が必要です。

適切な経費計上を進めるためのポイント

領収書と請求書の管理方法

　経費を適切に計上するためには、領収書や請求書の管理が欠かせません。これらの書類は、経費として認められるための証拠となるため、失くさず整理して保管することが重要です。領収書や請求書には、「支払先の名称」「支払金額」「日付」「内容」などが明記されている必要があります。不足している情報がある場合は、早めに補足資料を用意しましょう。また、スキャナーを活用して電子データ化しておくと、会計処理や後々の確認作業がスムーズになります。

経費計上の際の注意点

　経費計上を正確に行うためには、事業に直接関連する支出かどうかを判断することが大切です。例えば、家賃や光熱費などの支出は、事業利用分のみ計上可能です。個人事業主の経費にできるもの・できないものについて十分理解し、プライベートな支出を誤って経費に含めないよう注意しましょう。また、記帳の際には、具体的でわかりやすい内容を記載し、曖昧な表現や内容不明な記録を残さないことがポイントです。

勘定科目の選び方と間違えやすいケース

　経費を仕訳する際、適切な勘定科目を選ぶことが重要です。仕訳が間違っていると、税務調査で指摘を受けたり、追加納税を求められるリスクが高まります。例えば、通信費と雑費を混同したり、接待費と交際費を誤って分類してしまうケースがよくあります。また、賃貸物件の家賃を「地代家賃」に計上する際も、事業利用分とプライベート利用分を明確に区分する必要があります。「経費と損金の違いとは？」という視点も意識しつつ、正確な会計処理を心掛けましょう。

税理士やサービスを活用するメリット

　経費計上に関する業務が負担に感じる場合は、税理士や会計サービスを活用するのも一つの方法です。税理士は税法や経費に関する豊富な知識を持っており、税務調査に耐えうる適切な会計処理をサポートしてくれます。また、クラウド会計ソフトを利用することで、経費の入力や仕訳が効率化され、手間を大幅に省ける点も魅力です。このようなツールや専門家の力を借りることで、個人事業主が経費処理をスムーズに行い、節税メリットを最大化することが可能となります。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。