電子申請vs紙申請：メリット・デメリット徹底比較！どちらを選ぶべき？

電子申請と紙申請の概要

電子申請とは？基本的な定義と特徴

　電子申請とは、インターネットを利用してオンライン上で各種申請や手続きを行う方法を指します。近年では、行政手続きやビジネス取引において広く活用されています。電子申請の特徴としては、申請内容がデジタル化されているため、作業の効率化やペーパーレス化が達成できる点が挙げられます。また、電子署名やタイムスタンプといった技術を活用することで、データ改ざんの防止や本人確認の精度向上も実現しています。

紙申請とは？概要と一般的な利用方法

　紙申請とは、従来の方法である書面を使用して申請や手続きを行う形式です。契約書や申請書を紙に印刷し、必要な署名や押印を行った後、直接提出する、もしくは郵送で送るスタイルが一般的です。紙申請には、物理的な原本が残る安心感や、ITスキルに依存しない利用のしやすさがあります。一方で、手作業が多く発生するため、時間とコストがかかることがネックとなる場合もあります。

電子申請と紙申請に共通する目的

　電子申請と紙申請のいずれも、申請や手続きを通じて必要な情報を適切に伝え、業務や契約を成立させることが共通の目的です。たとえば、行政機関への届出や企業間での契約締結など、適用される場面は多岐にわたります。どちらの形式も、正確かつ信頼性のある文書や情報の提供を目指している点において、本質的な違いはありません。ただし、利用する手段や過程での特徴は異なるため、対象者にとっての使いやすさや効率に差が生じる場合があります。

導入の歴史と動向：電子申請の普及背景

　電子申請は、IT技術の進展とともに徐々に普及してきました。特に、電子契約や電子帳簿保存法の改正といった法制度の変化が大きな後押しとなり、近年加速度的に広がりを見せています。2018年頃からテレワークの普及や業務効率化を目的とした企業の取り組みが進み、さらに2022年の改正電子帳簿保存法の施行が、電子申請の注目度を大きく引き上げました。また、環境保護やペーパーレス社会の実現を目的として、行政・企業ともに電子化への移行が推奨されています。このような背景により、電子申請は現在、多くの分野で欠かせない存在となっています。

電子申請のメリット・デメリット

電子申請のメリット：コスト削減と効率化

　電子申請の最大のメリットとして挙げられるのが、コスト削減と業務効率の向上です。紙申請では印刷費や郵送費、さらには収入印紙代といった費用が発生しますが、電子申請ではこれらのコストを大幅に削減できます。また、申請手続きをインターネットを通じて迅速に行うことが可能で、契約締結までの時間を短縮できます。これにより、事務作業の負担を軽減し、業務全体の効率を向上させることが期待できます。

電子申請のメリット：データの安全性と管理容易性

　電子申請はデータの安全性と管理の容易性にも優れています。申請データはサーバー上で保管されるため、紛失や破損のリスクを最小限に抑えることができます。また、検索機能やタイムスタンプなどの電子契約特有の機能により、過去のデータを効率的に参照することが可能です。これにより、コンプライアンスの強化や業務の透明性向上にも寄与します。

電子申請のデメリット：初期導入の難しさとコスト

　一方で、電子申請には初期導入に伴う難しさやコストがかかるというデメリットも存在します。電子申請システムを導入するためには、適切なシステム選定や社員への使用方法の周知、さらには既存の業務フローの見直しなどが必要です。これらの導入プロセスにより、初期段階では時間や費用がかかる場合があります。また、取引先による電子化への同意が必要な場合も多く、この点が電子申請の普及における課題となっています。

電子申請のデメリット：システムエラーやトラブルのリスク

　電子申請のもう一つのデメリットは、システムエラーやトラブルのリスクです。システム障害やネットワークの問題が発生すると、申請作業が停止してしまう可能性があります。また、利用するシステムによっては操作が複雑だったり、メンテナンスが必要な場合もあります。このようなイレギュラーな状態に対応するためのサポート体制を整えることが、電子申請を円滑に運用するためのカギとなります。

紙申請のメリット・デメリット

紙申請のメリット：ITスキル不要で直感的に利用可能

　紙申請の大きなメリットの一つに、特別なITスキルを必要とせず直感的に利用できる点が挙げられます。特にパソコン操作やデジタルツールに慣れていない場合でも、紙とペンさえあれば即座に対応できるため、誰でも簡単に作業を進められます。また、記入方法が明確に提示されていれば、文字や記号を用いるだけで、機械的な操作を伴わずにスムーズに申請を完了することが可能です。

紙申請のメリット：法的信頼性や安心感

　紙申請には、書面として物理的に手元に残る信頼感があります。特に、押印や署名が入った契約書類は法的効力を有するため、安心感を得やすいと考えられています。また、印鑑や署名が直接記載されていることで本人確認の証拠としても信用性が高まります。特に保守的な業界や取引先では、この点が非常に重視されることがあります。

紙申請のデメリット：手間や時間がかかるプロセス

　一方で、紙申請には多くの手間と時間がかかるというデメリットがあります。記入ミスが発生すれば修正が必要となり、また申請書を郵送する場合や直接手渡しする場合には、その移動や配送にも時間を要します。さらに、申請書類を整理して保管する費用やスペースの確保も必要であり、これらが業務効率を低下させる一因となることがあります。

紙申請によるコストと環境負荷の課題

　紙申請は用紙やインク、プリンターの維持費などコストがかかるだけでなく、大量の紙を使用するため環境負荷の課題もあります。これに加え、紙を保管するための物理的なスペースや書類を管理するための人的リソースが必要であるため、長期的なコスト負担が大きくなる可能性があります。近年ではこうした問題が注目され、電子申請を導入して効率化と環境保全を目指す動きが広がりつつあります。

どちらを選ぶべきか？具体的な検討ポイント

企業や個人の用途別に適した申請方法を選ぶ

　電子申請か紙申請を選ぶ際、まず考慮すべきは申請の用途です。例えば、頻繁に手続きを行う業務や物理的なペーパーレスが求められる環境では、電子申請が適しています。電子申請は時間短縮や効率化に直結し、コスト削減が期待できます。一方で、法的信頼性が重要とされる場合や、技術インフラが整っていない現場では紙申請が適している場合があります。特に署名や押印を重視する個人や小規模事業者では、紙申請の安心感が支持される傾向にあります。

規模や予算に基づく判断ポイント

　申請方法を選ぶ際、規模や予算は非常に重要な要素です。大企業や予算に余裕がある場合には、初期投資が必要な電子申請システムの導入が長期的な運用コストの軽減につながる可能性があります。しかし、導入当初はシステム構築や社員のトレーニングなどに費用や労力が発生するため、その負担を軽減する計画も重要です。一方で、小規模な事業者や個人では、紙申請を選択することでシステム導入の負担を避けられますが、郵送費用や時間といった運用コストがかさむ点を念頭に置くべきです。

紙と電子を併用するハイブリッド運用の可能性

　現代の業務環境においては、「紙と電子を併用するハイブリッド運用」も一つの選択肢です。例えば、重要な法的契約や改ざん防止が強く求められる場合には紙申請を利用し、日常的な申請業務には電子申請を導入する方法があります。このような運用では、双方のメリットを活用しつつ、デメリットを部分的に補うことが可能です。一方で、両方式を併用する場合は、運用ガイドラインの明確化や、社内の管理体制整備が必要となります。これにより、紙と電子が混在することで生じる混乱やトラブルを防ぐことができます。

将来性を考慮した電子申請の導入タイミング

　電子申請の普及は年々進んでおり、特に電子帳簿保存法の施行やデジタルトランスフォーメーションの進展により、多くの企業が電子化を進めています。そのため、将来的に電子申請がスタンダードとなる可能性を見据えて、早めの導入を検討する価値があります。現在では、電子申請システムも多様化しており、より手軽かつ費用を抑えた選択肢が増えています。会社の成長や外部環境の変化に合わせて柔軟に対応できる体制を整えるためには、今から準備を進めておくことが重要です。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。