2025年最新！会社設立に必要な書類一覧と作成手順の完全マニュアル

会社設立に必要な基本書類とは？

　会社設立を進めるにあたり、いくつかの重要な書類を準備する必要があります。これらの書類は法務局への提出を前提とし、それぞれ定められた形式で正確に作成する必要があります。以下では、それらの必要書類の中でも特に基本的なものと、その作成・認証の流れについて詳しく解説します。会社設立書類の作成や提出手順をしっかり理解し、スムーズに法人設立を進めましょう。

定款とは？その作成と認証の流れ

　定款とは、会社の基本的なルールを記載した書類であり、「会社の憲法」とも称されます。この書類には、会社名（商号）や目的、本店所在地、発行する株式の総数、資本金の額、取締役や代表者に関する規定などを記載します。株式会社の場合、定款の作成後に公証役場で認証を受けることが法的義務となっています。

　定款の作成時には、記載ミスや不足がないよう細心の注意を払いましょう。公証役場での認証には、認証手数料や収入印紙などの費用が発生します。一方、合同会社の場合、公証役場での認証は不要です。

登記申請書の記入と提出手順

　登記申請書は、会社設立のために法務局へ提出するメインの書類です。この書類には、会社の商号、本店所在地、設立年月日、資本金の額などを正確に記載する必要があります。また、書類には提出時に必要な添付書類を明記し、それらが漏れないよう注意してください。

　完成した登記申請書は、作成した他の書類とともに法務局に持参します。なお、法務局では受理および内容確認が行われ、問題がなければ正式な登記が完了します。

登録免許税納付用台紙の準備方法

　登録免許税納付用台紙は、登記に必要な登録免許税を納付したことを証明するための書類です。登録免許税は、資本金額の1000分の7が基本的な計算基準となりますが、15万円未満の場合は15万円が最低額として適用されます。

　収入印紙を購入し、納付用台紙に貼付して提出します。ただし、収入印紙に消印をせず法務局に持ち込む必要があるため、提出時に消印の扱いに注意しましょう。

発起人関連書類の作成ポイント

　発起人関連書類には、「発起人の決定書」や発起人の印鑑証明書などが含まれます。発起人とは、会社設立を発案し資本金を出資する主体のことです。そのため、発起人の意思決定を明示する書類が必要となります。

　特に、発起人の印鑑証明書は、法務局に提出するための必須書類の一つです。作成する際には、書類の形式や必要項目を法的要件に従って準備することが求められます。

設立時役員の就任承諾書と関連書類

　設立時役員の就任承諾書は、会社を設立する際の役員（取締役や代表取締役など）がその役職を正式に受け入れる意思を表明する書類です。この書類は設立時の重要な必要書類とされ、役員ごとに個別で作成します。

　さらに、役員には印鑑証明書の提出も求められる場合が多いため、事前に準備しておきましょう。これらの書類は、必須事項を欠いていると法務局で受理されない可能性があるため、慎重に作成することが重要です。

会社形態ごとに異なる追加書類まとめ

株式会社設立で必要な書類一覧

　株式会社を設立する際には、一般的な法人設立に必要な書類に加えて、いくつかの追加書類が必要です。まず、定款の認証を公証役場で受けることが求められます。その際、定款には会社の目的や商号（会社名）、本店所在地、発起人の氏名および住所、設立時の役員、発行する株式の種類や数などを明記する必要があります。

　また、設立時取締役（または監査役）の印鑑証明書と就任承諾書、資本金の払込みが完了していることを証明する書面（払込証明書）も提出が必要です。加えて、発起人による決定書及び設立時の代表取締役の選任に関する書面も忘れずに準備しましょう。これらの書類はすべて法務局に提出するため、正確かつ整った形で用意することが重要です。

　株式会社設立では書式や記載事項が厳密に規定されています。電子定款を使用すると、紙媒体で必要な収入印紙代の4万円を節約することも可能です。

合同会社設立の際のポイントと書類

　合同会社を設立する場合、株式会社と比較すると必要書類の数が少ないのが特徴です。まず、定款の作成が必要ですが、株式会社とは異なり定款の認証は不要です。そのため、公証役場での手続きが省略でき、コストを削減できます。

　その他の必要書類として、登記申請書、資本金の払込証明書、出資者全員の印鑑証明書、出資者の決定書などがあります。また、設立時における代表社員の就任承諾書および印鑑証明書の提出も求められます。発起人に相当する立場の出資者が共同で経営を行う形式であるため、それに応じた書類作成が必要です。

　合同会社は簡易な手続きで設立可能ですが、事業内容や会社名、代表社員の役割などを詳細に記載した定款を正確に作成することが大切です。

特殊法人（医療法人など）に必要な書類

　特殊法人を設立する場合、通常の法人設立に必要な書類に加えて、業種に応じた追加書類や認可が求められるケースがあります。例えば、医療法人を設立する際には、保健所や都道府県知事の認可が必要となり、それに関連した申請書や計画書も合わせて提出します。

　具体的には、運営方針書、事業計画書、収支予算書、役員報酬規定などが必要になる場合があります。また、医師や関係者の資格証明書も添付が求められることが多いです。資格や認可許可に準じた書類を整備することが不可欠ですので、制度や規制について事前に十分に確認しておきましょう。

支店設立時に必要な書類と手続き

　支店を設立する場合、法人本店とは別に必要な書類があります。主に支店設置届の提出が求められます。この届け出は、本店所在地の法務局へ申請書として提出します。記載内容には、支店の所在地、設置する支店の名称などが含まれます。

　また、支店長の就任承諾書や印鑑証明書を用意することが一般的です。さらに、支店に関する資本金などの詳細も場合によっては記載が必要です。書類作成の際には、本店の定款や登記事項証明書を参照しながら進めるとスムーズです。

　支店設立に関連した手続きは、地方自治体や税務署などへ別途必要書類を提出することも多いため、各機関への届出期限を確認しておくことが重要です。

場合によって省略可能な書類一覧

　会社設立時には多くの書類が必要ですが、場合によっては省略可能な書類も存在します。例えば、電子定款を使用することで紙媒体で必要とされる収入印紙を省略することが可能です。また、役員が発起人だけである場合、一部の承諾書や委任状が不要になるケースもあります。

　さらに、少人数の株式会社や合同会社では、議事録や一部の契約書の作成が省略可能となる場合があります。ただし、これらは設立形態や役員の人数、資本金の額などによって異なるため、あらかじめ法務局や専門家に確認しておくことが望ましいです。

　書類はミスなく正確な形で揃えることが基本ですが、省略可能な書類を把握することで、無駄な労力を避けることができ、会社設立の手続きを効率化できます。

会社設立書類の作成手順と注意点

会社の基本情報決定とその手順

　会社設立に際して最初に行うべき重要な手続きが、会社の基本情報の決定です。「商号（会社名）」「所在地」「事業目的」「資本金の額」「発起人」など、これらの情報を明確にする必要があります。商号については、類似商号を避けるため、法務局の商号検索を活用することがおすすめです。また、所在地については賃貸契約の際に法人設立のための利用が可能か事前確認を行いましょう。

定款作成時に気を付けるポイント

　定款は会社運営の基本規則を記した最重要書類であり、正確に作成する必要があります。特に会社の事業目的は曖昧な表現を避け、具体的かつ法的に問題がない内容にしましょう。余裕を持って幅広い事業を設定しておくことで、将来的な事業拡大にも対応可能です。また、株式会社の場合は必ず公証役場で定款の認証を受ける必要があるため、必要書類と手数料の確認を怠らないよう注意してください。会社形態によっては電子定款を活用することで印紙代を節約できる点も検討しましょう。

資本金払込証明書の準備手順

　資本金払込証明書は、資本金が実際に払い込まれたことを証明するために必要な書類です。設立の際、発起人は一度自身の個人口座に資本金を入金し、その通帳の写しを添付して証明書を作成します。注意点として、払込のタイミングに関しては、定款の認証が完了した後で行わなければなりません。また、記載内容に漏れがないよう、「発行株式数ごとの金額」「払い込み総額」などを正確に記載しましょう。

登記すべき事項のデータ作成方法

　登記申請時に提出する登記すべき事項のデータは、設立登記をスムーズに進めるための重要な書類です。会社名や所在地、資本金、役員構成などを含むデータを作成します。このデータは法務省が提供する専用の登記用ソフトウェアで作成することが可能です。間違いがないよう入力内容を複数回確認し、不備がない状態でデータを保存しましょう。紙媒体ではなく電子データを利用すれば、オンライン申請が容易になります。

オンライン登記申請の活用方法

　オンライン登記申請は、法務省の運営する登記・供託オンライン申請システムを活用して、効率的に設立登記を行う方法です。紙媒体での書類提出とは異なり、スピーディーかつ移動の手間を省くことができます。オンライン申請では添付書類の電子データ化が必須なので、事前にスキャンしてPDF形式などで保存しておきましょう。また、登録免許税の支払いも電子納付が可能なため、全体的に時間と手間が削減されます。

登記後の必要書類と手続き

法人設立届出書の提出方法

　法人設立後にまず行うべき重要な手続きの一つが、法人設立届出書の提出です。この書類は税務署に届け出る必要があり、法人の基本情報や設立に関する詳細を明記します。法人設立届出書には、設立登記簿謄本のコピー、定款のコピー、印鑑証明書、登記申請書の写しなどが添付書類として必要です。税務署に直接提出することも可能ですが、郵送でも対応しているため、忙しい場合は郵送手続きを活用するのもよいでしょう。また、ダウンロードして用意する場合も公式サイトを正確に確認してください。

給与支払事務所等の開設届出書

　法人が従業員を雇用して給与を支払う予定がある場合には、「給与支払事務所等の開設届出書」を税務署に提出する必要があります。この書類は、給与に対する源泉徴収を行う際に基礎となる情報を提供するものです。提出期限は原則として事業開始後1ヶ月以内です。この手続きが完了しないと、適切な税務処理が行えなくなる可能性があるため、会社設立直後の優先事項として対応しましょう。必要書類としては定款の写しや法人番号通知書などが挙げられます。

社会保険と労働保険の手続き

　法人設立後に従業員を雇用する場合は、社会保険と労働保険への加入手続きが必要になります。社会保険には健康保険や厚生年金保険が含まれ、従業員が1人でもいる場合は加入が義務付けられています。一方で、労働保険には労災保険や雇用保険が含まれます。健康保険および厚生年金保険の加入手続きは、管轄の年金事務所で行う必要があります。また、労働保険に関しては、都道府県の労働局または労働基準監督署へ届け出を行います。これらの手続きには事業所設置届や就業規則の写し、従業員名簿などが必要になりますので、事前に必要書類を確認し準備を進めておきましょう。

法人設立後の印鑑登録手続き

　法人設立後、会社の実印（法人印）を登録する手続きが求められます。これにより、法人取引における正式な契約書の署名や各種証明書発行時に必要な印鑑証明書を取得することが可能になります。法人印の登録は、会社が登記された法務局で行います。この際、印鑑登録申請書と会社の登記簿謄本の写し、登録する印鑑自体を用意してください。印鑑証明書は各種契約や取引で頻繁に使用されるため、設立直後に速やかに登録を済ませておくことをおすすめします。

税務署で必要な追加書類一覧

　法人設立後に税務署で求められる追加書類には、設立時の会社情報に関連するものが多岐にわたります。代表的なものとして、「青色申告の承認申請書」があります。これは、帳簿付けにおける税務上のメリットを取得するために必須です。また、消費税の課税事業者選択届出書を提出する場合もあります。これらの書類については、国税庁の公式サイトからダウンロードすることが可能です。提出期限がそれぞれ異なるため、法人設立時に必要な書類一覧を事前に確認し、計画的に準備を進めることが重要です。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。