記帳代行 VS 自分でやる会計業務：コストと効果を徹底比較

記帳代行の概要と特徴

記帳代行とは？その役割と重要性

　記帳代行とは、企業や個人事業主が行う帳簿作成を専門業者や税理士へ委託するサービスです。このサービスは、売上や経費の取引を正確に仕訳し、帳簿に記録する作業を代行します。帳簿としては、仕訳帳や総勘定元帳、また税務申告に必要となる書類も含まれます。

　特に確定申告や法人税の申告を行う際には、正確な記帳が不可欠です。記帳代行を活用することで、記帳作業に割く時間を削減し、本業に集中できるメリットがあります。業務負担を軽減するだけでなく、専門家に依頼することでミスのリスクを最小化できるため、多くの事業者にとって重要な選択肢となります。

記帳代行を依頼できる主な業者

　記帳代行を依頼できる業者には、会計事務所や税理士事務所、または専門の記帳代行業者があります。税理士事務所の場合、記帳代行だけでなく、税務申告や節税アドバイスなど、より広範なサポートを受けることができます。一方、記帳代行業者は特化したサービスを低価格で提供している場合が多いため、仕訳数や業務内容に応じて選ぶと良いでしょう。

　現在ではオンラインベースでやり取り可能な業者も増えており、領収書や請求書をスキャンしてデータで送るサービスなど、利便性が高まっています。また、会計ソフトと連携しているケースもあり、自社で一部作業を行いながら記帳代行を依頼することも可能です。

記帳代行業務の一般的な作業内容

　記帳代行の作業内容は、主に取引の仕訳と帳簿作成、月次試算表の作成、確定申告や決算書作成のためのデータ整理が中心となります。依頼する内容によって異なりますが、以下が主な業務内容です。

領収書や請求書、通帳コピーの整理と入力
取引の仕訳と仕訳帳の作成
総勘定元帳の作成
月次試算表や財務諸表の作成
税務申告書類のデータフォーマット作成（必要時）

　業務範囲は依頼内容によって柔軟に変更可能で、「完全に丸投げするケース」や、「自社で現金出納帳の入力を行い、それ以外を依頼する形」などニーズに合わせたプランが選べます。

記帳代行を利用する主なメリット

　記帳代行を利用するメリットは多岐にわたります。まず第一に、日々の記帳業務から解放され、本業に集中できる点が挙げられます。特に、確定申告や決算期など繁忙期には記帳作業が負担になることが多く、こうした業務を外注することで事業運営がスムーズになります。

　また、税理士や経験豊富な専門業者に依頼することで正確性が向上し、税務申告のミスによるペナルティリスクを軽減できます。さらに、会計のプロから節税アドバイスや法制度に基づく助言が受けられるため、費用以上の効果を期待できます。特に税理士事務所を通じて依頼する場合は、税務手続き全般について幅広いサポートが得られます。

記帳代行のデメリットと注意点

　一方で、記帳代行にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。まず、外注のための費用が発生する点です。個人事業主や中小企業の場合、このコストは経費として計上できますが、頻繁な仕訳作業が必要な業種では相場以上の費用がかかることもあります。

　さらに、記帳代行を依頼する際には、依頼先とのコミュニケーションが不可欠です。必要な書類（領収書や請求書）を整理し、適切に引き渡すことが求められるため、不備があるとスムーズな処理が難しくなる可能性があります。また、業者選びも重要で、費用の安さだけで選ぶと、品質に問題がある場合もあります。信頼できる税理士事務所や実績のある記帳代行業者を選ぶことが求められます。

自分で会計業務を行う場合の特徴

自分で会計業務を行う際の基本的な手順

　自分で会計業務を行う際には、まず基本的な手順を理解することが重要です。最初に、日々の取引を記録するために適切な帳簿を整備します。例えば、売上帳や経費帳だけでなく、現金出納帳や銀行口座明細も必要になります。次に、これらの取引を仕訳し、会計ソフトやスプレッドシートに入力します。仕訳では、売上や経費の金額を「借方」と「貸方」に分けて記載し、取引内容を正確に反映させることがポイントです。さらに、月次や年度ごとに試算表を作成し、利益や損失を確認します。そして最終的に、確定申告書や決算書を作成し、税務署へ提出します。

自分で会計管理を行うことのメリット

　自分で会計業務を行う最大のメリットは、コストを抑えられる点です。記帳代行や税理士に依頼する場合の費用相場を考えると、特に個人事業主や小規模な事業主にとっては経費を削減できることが大きな利点です。また、自分で管理することで、ビジネスの収支状況をリアルタイムで把握しやすくなります。日々の取引を記録する中で、売上や経費の無駄に気付き、経営改善につなげることも可能です。さらに、会計業務に関する知識やスキルが向上するため、将来的には税理士とのやりとりや事業拡大時にも役立つでしょう。

自分で行う際の主な困難と課題

　一方で、自分で会計業務を行うにはいくつかの課題があります。まず、会計処理に関する専門知識が必要となり、慣れるまでには時間がかかることです。取引の仕訳や税法のルールを正しく理解していないと、ミスが生じやすく、最悪の場合、税務調査で指摘を受けるリスクがあります。また、日々の業務に忙殺される中で会計作業を行うとなると、本業に割く時間が減少する可能性もあります。特に確定申告時期には、取引記録や帳簿の整理に多くの時間と労力を要するため、他の業務に支障をきたす可能性があります。

会計ソフトの活用と注意点

　自分で会計業務を行う際、会計ソフトを活用することで業務負担を減らすことができます。近年では、クラウド型の会計ソフトが普及しており、スマホから操作できるものや自動仕訳機能が搭載されたものもあります。これにより、手作業によるミスを減らし、効率的な記帳管理が可能になります。しかし、会計ソフトの利用にも注意点があります。まず、ソフトの費用について検討する必要があります。一部のソフトは高額な場合があり、年間使用料を確認して自社の予算と比較することが重要です。また、ソフトに依存しすぎると、自分自身の会計スキル向上が遅れることがあります。さらに、ソフトの機能を十分に活かすためには初期設定や定期的なデータ入力が求められ、それなりの手間がかかることも認識しておくべきです。

記帳代行と自分で行う場合のコスト比較

記帳代行を利用した場合の費用相場

　記帳代行を利用する際の費用相場は依頼先や業務内容の範囲によって異なります。例えば、税理士に記帳代行業務のみを依頼した場合の相場は1万円〜3万円程度が一般的です。一方で、給与計算も含む場合は4万円〜5万円程度になることがあります。また、記帳代行業者に依頼した場合、月間の仕訳数が100件〜250件程度を想定すると、おおよそ6千円〜2万円程度の料金が発生します。これらの費用は業務量や対象業務の内容、また依頼する業者によって変動する可能性があるため、事前に見積もりを取ることが重要です。

自分で会計管理を行った場合の主なコスト

　自分で会計業務を行う場合、明確な外注費が発生しないことが特徴です。ただし、主なコストとしては会計ソフトの購入費用や年間利用料が挙げられます。市販されている会計ソフトは1万円〜3万円程度が多く、クラウド型の会計ソフトを利用する場合は月額1,000円〜3,000円程度のランニングコストが必要です。また、自力で行う場合には作業時間が大幅にかかり、その分本業に割ける時間が減少する「時間コスト」も見逃せません。さらに、会計の専門知識が不十分な場合、ミスが生じるリスクがあり、その修正にかかる手間や、確定申告時のペナルティなどの潜在的なコストも考慮する必要があります。

記帳代行のコストに影響する要因

　記帳代行のコストは、依頼内容と取引ボリュームによって大きく変動します。たとえば、月間の仕訳数が多いほど作業量が増加するため料金が高くなる傾向があります。また、領収書や請求書といった資料を整理せずに丸投げする場合、追加で資料整理にかかる作業料が発生し、コストが上乗せされるケースもあります。さらに、依頼先によっても費用は異なり、税理士事務所への依頼と記帳代行業者への依頼、あるいは地域の相場によって料金に幅があります。依頼前に業務内容を明確にし、複数の業者から見積もりを取ることで、最適なコストでサービスを利用することが可能です。

時間コストの観点から見る記帳代行と自分で行う会計業務

　記帳代行と自分で会計業務を行う場合の違いを考える際に見逃せないのが「時間コスト」です。会計業務は取引の仕訳入力や帳簿作成などに多くの時間を要するため、本業に割ける時間を圧迫する可能性があります。特に事業が繁忙期に入ると、自力での記帳業務は大きな負担となり、ビジネスの成長に支障をきたすリスクもあります。一方、記帳代行を利用すれば、専門家に業務を任せることで本業に専念できるほか、正確で効率的な記帳を期待できるというメリットがあります。こうした時間コストを考慮すると、費用負担があるものの、記帳代行を利用することで得られる効果が高い場合も多いと言えるでしょう。

どちらを選ぶべきか？選択のポイント

記帳代行が最適なケースとは？

　記帳代行が最適なケースは、主に業務量が多く、経理にかける時間やリソースを確保するのが難しい企業や個人事業主の場合です。特に確定申告や経費管理に不慣れな方にとって、記帳業務を外注することで間違いを防ぎ、税理士による監査をスムーズに進めることができます。また、売上が急増している時期や事業の拡大に伴い経理業務が複雑化している場合にも適しています。税理士や会計事務所への依頼は、正確な記帳や税務対応が求められる場合に非常に心強い選択肢です。

自分で会計を行う場合に適した状況

　自分で会計業務を行う場合は、比較的規模が小さく、取引数が少ないビジネスが対象となります。特にフリーランスや小規模な個人事業主にとって、会計ソフトを利用することで手間を減らし、ある程度のコスト削減が可能です。また、業種によっては経理業務が特別に複雑でないため、自力で管理が可能な場合もあります。このような状況では、会計業務をアウトソーシングせずに自分で処理をすることで、資金管理能力を高めることも期待できます。

ビジネス規模や業界による選択基準

　記帳代行を利用するか、自分で会計を行うかは、ビジネス規模や業界によっても大きく異なります。たとえば、取引量が膨大な中小企業や法人企業では、正確かつ迅速な経理作業が求められるため記帳代行の利用が一般的です。一方、フリーランスやスモールビジネスでは、会計ソフトを活用しながら低コストで経理を行う方法が選ばれることが多いです。また、小売業や飲食業など現金取引の多い業界では、日々の記帳が煩雑になりやすいため、記帳代行のメリットが大きいケースもあります。

記帳代行と自分でやる会計の併用という選択肢

　記帳代行と自分で会計を行う方法を併用するのも一つの選択肢です。たとえば、日常的な現金出納帳や経費の整理は自分で行い、月次や年次の帳簿作成や税務申告に関しては記帳代行や税理士に依頼する形式です。この方法はコストを抑えつつ、専門家の知見を活用できるため、効率的かつバランスの良い選択と言えます。本業の負担を最小限にしつつも費用管理を行いたい事業主にとって、有効なアプローチです。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。