電子帳簿保存法で変わる！領収書と請求書の管理方法をわかりやすく解説

電子帳簿保存法の基本概要を知ろう

電子帳簿保存法とは何か？

　電子帳簿保存法とは、企業が国税関係帳簿や書類を電子的に保存するためのルールを定めた法律です。仕訳帳や総勘定元帳だけでなく、領収書や請求書といった書類も含まれるため、経理業務において非常に重要な位置を占めています。従来、紙での保存が中心だった書類も電子化できるようになり、特定の条件を満たせば原本を破棄することも可能になりました。

法改正の背景と目的

　電子帳簿保存法の改正は、企業のペーパーレス化を促進し、業務の効率化を図ることを目的としています。2022年1月から改正法が施行され、「電子取引データの保存」が義務化されました。この背景には、デジタル社会への移行や、紙書類の保管スペース削減などのニーズが挙げられます。また、国税庁が税務調査を効率的に実施するための仕組みを構築する狙いもあります。

対象となる書類の種類

　電子帳簿保存法の対象となる書類には、領収書や請求書といった経費精算に関連する書類が含まれるほか、仕訳帳や総勘定元帳なども該当します。特に、電子取引で受け取る領収書や請求書は電子データのまま保存することが義務付けられました。また、紙で受領した場合でもスキャンを行い電子化することで保存要件を満たすことができます。

電子化と紙での管理の違い

　電子化による管理と紙での管理では、いくつかの明確な違いがあります。紙での管理では、物理的な書類の保管にスペースや作業時間が必要となりますが、電子化を行うことで場所を取らず、検索性が向上します。また、電子帳簿保存法ではタイムスタンプの活用により改ざん防止効果が得られ、セキュリティ面でもメリットがあります。一方で、電子データを保存する際には法律で規定された保存要件を満たす必要があるため、準備と管理体制が求められます。

法改正のスケジュールについて

　電子帳簿保存法の改正は段階的に行われてきましたが、大きな変更が加えられたのは2022年1月からです。この改正で、電子取引については紙保存が禁止され、電子データとしての保存が義務付けられることになりました。ただし、施行直前に猶予期間が設けられ、一部要件については直ちに対応する必要がないものもあります。最新のスケジュールや要件については定期的に確認することが重要です。

領収書と請求書の電子化管理方法

電子化に必要な準備と手順

　領収書や請求書の電子化に向けた準備を進めるためには、具体的な手順を理解しておく必要があります。まず、電子帳簿保存法に準拠した管理方法を確認することが重要です。電子化にあたっては、紙の領収書や請求書をスキャンする設備を整え、適切な運用ルールを策定する必要があります。

　企業は、スキャナ保存要件を満たす環境を整えることが不可欠です。スキャンしたファイルにタイムスタンプを付与し、データの真実性を証明できる仕組みを構築します。さらに、データ保存時にはファイル命名規則に従い、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含めることで、後から検索や管理がしやすくなります。

スキャナ保存の要件と注意点

　スキャナ保存にあたっては、電子帳簿保存法が定める要件に従う必要があります。この要件とは、例えば、スキャン後に「原本の破棄」が可能になる条件です。主なポイントとして、スキャン画像の解像度やタイムスタンプの付与タイミングがあります。

　特に、改正されたスキャナ保存要件では、タイムスタンプを付与する期間が「最長で約2カ月と7日以内」に緩和されました。しかし、この期間を超えないよう厳密なスケジュール管理が必要です。また、スキャナを使用する際、データの読み取り精度や保存形式にも注意することで、後からの確認がスムーズになります。

タイムスタンプの活用方法

　タイムスタンプは、領収書や請求書のデータの真実性を担保するための重要な要素です。これを活用することにより、電子帳簿保存法の要件を満たすことができます。電子化した領収書や請求書にタイムスタンプを付与することで、データ作成時の改ざんが防げる仕組みとなります。

　運用にあたっては、タイムスタンプを付与するための専用ツールやサービスを活用するのがおすすめです。特に、電子取引データをタイムリーに管理することは、税務監査対応にもメリットをもたらします。タイムスタンプは改正により求められる義務の一部となるため、その付与プロセスをシステム化することが業務効率向上につながります。

電子取引データと紙書類の取り扱い

　電子取引データの場合、紙書類の保存義務はありませんが、適切なフォーマットで保存する義務があります。紙で受領した領収書や請求書は、スキャナで電子データ化することで、原本を破棄することが可能です。一方、電子データとして受け取った領収書や請求書については、紙にプリントアウトして保管するのではなく、電子データのまま保存する必要があります。

　また、両方の形式（紙書類と電子データ）が発生する場合、それぞれに応じた保存ルールを明確にしておくことが重要です。このように、紙と電子データの管理を適切に行うことで、改正された電子帳簿保存法の要件を確実に満たすことができます。

データ保存時のファイル命名規則

　スキャンや電子保存を行う際には、ファイル名の命名規則を徹底することが求められます。電子帳簿保存法では、保存されるデータを容易に検索できるようにすることが必要です。保存ファイル名には、通常「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含める構成が推奨されています。

　例えば、取引日が2023年10月1日、取引額が10,000円、取引先が株式会社ABCの場合、ファイル名は「20231001_10000_ABC.pdf」のように設定します。このルールを守ることで、後からデータを探す時間を大幅に削減できるだけでなく、監査対応もスムーズに進められます。

　また、命名規則を自社の運用に合わせたルールで統一することも重要です。部署ごとに違う命名方法を使用してしまうと、情報管理が煩雑になるため、統一されたテンプレートを全社で共有することをおすすめします。

電子帳簿保存法対応のメリットと課題

電子化による業務効率化の実現

　電子帳簿保存法に基づいて領収書や請求書を電子化することで、経理業務の効率化が実現できます。紙の書類をやり取りする従来のプロセスでは、仕分けや保管、検索に多くの時間がかかっていました。しかし、電子化によりスキャナで書類を取り込み、データベースに保管することで、瞬時に必要な情報を検索できるようになります。また、タイムスタンプを活用することで書類の改ざん防止も可能になり、信頼性の高い管理が実現します。

コスト削減の具体的な事例

　領収書や請求書を電子保存へ移行することで、紙の使用量や書類の保管スペースの削減が可能になります。例えば、大規模な企業では倉庫をレンタルして紙書類を保管するケースも少なくありませんが、電子化によってその費用を削減できます。また、スキャナやクラウドサービスによる管理に切り替えることで、書類の郵送コストや再発行の手間も軽減されます。こうした事例を参考に検討することで、企業の経理全体にかかるコスト削減にもつながります。

データ管理におけるセキュリティリスク

　一方で、電子取引データの管理においては、セキュリティリスクが課題として挙げられます。不正アクセスやデータの流出、改ざんといった問題が発生するリスクを考慮し、信頼性の高いシステムを導入する必要があります。特に、領収書や請求書などの重要な情報を扱うため、多層的なセキュリティ対策を実施することが求められます。また、保存するデータにアクセス権限を設定するなど、適切な管理体制の構築も重要です。

導入時に考慮すべきシステム要件

　電子帳簿保存法への対応には、要件を満たすシステムを選択することが大切です。例えば、スキャナ保存の際はタイムスタンプの付与や検索用機能が搭載されたシステムが求められます。また、クラウドサービスを活用する場合、データの保存期間が法律で定められた期間を満たすことを確認する必要があります。さらに、システムの操作性やサポート体制も導入時に考慮すべきポイントです。

課題を解決するためのポイント

　電子帳簿保存法への対応で発生する課題を解決するためには、計画的な準備とシステム選びが重要です。まず、現状の業務フローを見直し、電子化する対象となる領収書や請求書を整理することから始めます。次に、スキャナ保存やデータ保存の要件を満たす専用ツールやクラウドサービスを導入します。さらに、従業員への研修を実施し、新しい運用方法について全社で統一した理解を深めることも必要です。このような段階的な対応を行うことで、スムーズに電子化への移行が進められます。

電子帳簿保存法への現実的な対応策

スキャナ保存を効率的に行う方法

　電子帳簿保存法では、受領した領収書や請求書などの書類をスキャンして保存する「スキャナ保存制度」が認められています。このスキャナ保存を効率的に行うためには、いくつかのポイントがあります。まず、スキャナで読み取る際には、解像度やカラー設定を最低基準以上にする必要があります。また、スキャン後には必ずタイムスタンプを付与し、適切なファイル名（取引年月日、取引金額、取引先名を含む）で保存することが求められます。さらに、スキャン作業を自動化するための専用ツールやソフトウェアを導入すると効果的です。これにより、原本の破棄を安心して行うことができ、膨大な紙書類を管理する手間を大幅に削減することが可能です。

クラウドサービスの活用術

　電子帳簿保存法への対応を実現するうえで、クラウドサービスを活用することは非常に効果的です。クラウドサービスを利用することで、領収書や請求書をデジタルデータとして一元管理できるため、保存スペースの削減や検索性の向上が期待できます。また、多くのクラウドサービスはタイムスタンプの自動対応や、取引情報を基にしたファイルの自動命名といった電子帳簿保存法の要件を満たした機能を提供しています。さらに、クラウド上での共有により、関連部署間の確認作業が効率化されます。企業の規模や業務フローに合ったクラウドサービスを選択し、セキュリティ対策が十分行われているかを確認することが重要です。

法令対応の具体的なフローチャート

　電子帳簿保存法への対応を進める際には、具体的なフローチャートを作成して業務プロセスを可視化することが役立ちます。例えば、以下のような手順が考えられます。まず、紙で受け取った領収書や請求書をスキャナで読み取るプロセスを設け、次にタイムスタンプを付与します。その後、適切なファイル名で保存し、必要であればクラウドや専用システムにアップロードします。これを確認後、原本を廃棄することが可能です。この一連の流れを明確に示すことで、担当者が具体的に何を行えば良いのかがわかりやすくなります。また、適宜チェックポイントを設けて品質を担保することも重要です。

現状に合ったベンダー選びのポイント

　電子帳簿保存法対応に向けたシステムを導入する際には、自社の現状に合ったベンダーを選定することが重要です。選び方のポイントとして、まずは「電子帳簿保存法の要件を満たしているシステム」であることを確認しましょう。また、領収書や請求書の取り扱いをどのように管理できるのか、使いやすさや操作性も選定基準に含めるべきです。さらに、導入後のサポート体制が十分整っているベンダーを選ぶことで、法改正やトラブル発生時にも円滑に対応できます。システムのデモを実際に体験して、社内フローに適応可能であるかを判断するとよいでしょう。

従業員への周知と研修の進め方

　電子帳簿保存法の要件を遵守するためには、従業員への適切な周知と研修が欠かせません。まず、法改正の背景や目的をわかりやすく説明し、具体的にどのような書類が対象となるのかを明確にしましょう。次に、新たなスキャナ保存やクラウド利用の作業フローについて、操作方法を含めて従業員にトレーニングを行います。さらに、定期的に研修を実施することで、従業員の理解度を深めつつ、制度変更や技術進歩にも即座に対応できる人材育成を目指しましょう。これにより、電子帳簿保存法への対応が企業全体で円滑に進むようになります。

将来を見据えた管理体制の構築

電子化による長期的な業務改善の効果

　電子帳簿保存法への対応は、将来的な業務改善に大きな効果をもたらします。紙の領収書や請求書を一つずつ管理するのではなく、スキャナで電子化しタイムスタンプを付与することで、手作業による負担が軽減されます。また、データ保存をシステム化することで、検索性が向上し必要な情報を迅速に取り出すことが可能となります。さらに、場所を取る紙の保管が不要になるため、保管スペースや管理コストも削減できます。このように、電子化は「経費精算業務の効率化」と「コスト最適化」の双方を実現する鍵となります。

他社事例に学ぶ成功の秘訣

　電子帳簿保存法への対応を成功させた他社事例を学ぶことで、効率的な運用法を見つけることができます。例えば、ある企業では領収書や請求書をスキャン後に専用のクラウドシステムへ保存し、税務監査対応を行っています。また、経費精算システムと電子帳簿保存システムを連携させることで作業時間を大幅に削減した事例もあります。他社の成功例に共通するのは、電子化に伴う社内教育と周知を徹底したことです。これにより、新しい管理体制へのスムーズな移行が実現されました。

税務監査対策と保存期間のポイント

　電子帳簿保存法の改正によって、電子取引データの保存が義務化されました。そのため、税務監査に備えて適切なデータ保存を行うことが重要です。具体的には、領収書や請求書をデータ化後、保存期間内に紛失しないよう、バックアップ体制を構築する必要があります。保存期間は通常7年間であり、税務署からの要求に応じて提出できる状態にしておくことが求められます。また、保存データにタイムスタンプを付与することで改ざん防止にも役立ちます。これにより、監査対応における信頼性が向上します。

普遍的な経費精算の管理方法

　普遍的な経費精算の管理方法として、紙とデジタルの両方を活用するハイブリッド方式が挙げられます。電子帳簿保存法に対応するため、多くの企業では領収書をスキャンし電子化した後、安全に保管しています。既存の経費精算システムとつなげば、経費精算プロセス全体をスムーズかつ効率的に進めることが可能です。また、領収書を紛失した場合には、再発行を依頼したり、クレジットカード明細などを証明書類として活用することで問題解決を図ることができます。

長期的なコストと労力のバランス

　電子帳簿保存法への対応は、最初の段階で一定の投資や労力を要しますが、長期的には大幅なコスト削減が期待できます。紙の管理に伴う印刷費用や保管コストを削減できるだけでなく、業務効率の向上により人的リソースを他の業務に振り向けることが可能です。一方で、システム導入の際には初期費用や従業員への研修が必要になるため、コストと労力のバランスを慎重に検討する必要があります。企業に適した電子化ツールや管理体制を選択し、長期的な視点で運用を最適化することが成功の鍵となります。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。