これで完璧！登記事項証明書と登記簿謄本の違いから取得方法まで徹底解説

登記事項証明書と登記簿謄本とは

登記事項証明書と登記簿謄本の定義

　登記事項証明書と登記簿謄本は、不動産や法人の情報を証明する公的書類です。不動産の場合、所有者、抵当権、所有権移転の履歴などが記載されており、権利関係を公示する重要な役割を担っています。法人に関する登記簿謄本も企業の基本情報や役員構成が記載された証明書です。登記事項証明書は、従来の「登記簿謄本」を電子化したものを指します。

法律上の正式な用語とその歴史

　従来、物理的な「登記簿」に記録された情報を冊子状に複写したものが「登記簿謄本」でした。しかし、登記簿が電子データとして管理されるようになったことで、現在では「登記事項証明書」という名称が正式な用語として使用されています。これは法務局でのデータ管理の普及に伴う変更であり、現在も日常的には旧称の「登記簿謄本」と呼ばれる場面が多く見られます。

不動産に関する情報の役割

　登記事項証明書や登記簿謄本は、不動産取引や相続、住宅ローン申し込みなどで不可欠な書類です。これらの書類によって、不動産の所有者や支払い義務のある借入金の状況が明示されます。また、この情報は取引相手や第三者への権利関係の証明手段ともなります。そのため、これらの書類を活用することで、不動産取引の安全性が確保され、トラブルを未然に防ぐことができます。

登記事項証明書と登記簿謄本の違い

　「登記簿謄本」と「登記事項証明書」は、実質的には同じ内容を持つ書類ですが、名称と取得形式が異なります。登記簿謄本は、かつて紙ベースで管理されていた登記簿の完全な複写を指していました。一方、登記事項証明書は、現在電子化されたデータベースから必要な情報を抽出し、証明した書類です。そのため、現行法で正式な名称とされるのは登記事項証明書ですが、日常的には登記簿謄本という呼称が利用されることも多いです。また、登記事項証明書には「全部事項証明書」「現在事項証明書」「一部事項証明書」など、記載範囲が異なる種類があります。

登記事項証明書・登記簿謄本が必要な場面

不動産取引における利用例

　不動産取引において、登記事項証明書や登記簿謄本は非常に重要な役割を果たします。不動産の売買契約や賃貸借契約を結ぶ際には、対象不動産の所有権や抵当権などの権利関係を確認する必要があります。これにより、購入希望者や借主が安全に取引を進めることができます。特に、所有権の移転や抵当権の設定が含まれる契約では、登記の記録内容が正確であるかどうかが、取引の成立に直結します。また、不動産投資を考える個人や法人にとっても、リスク回避のために事前に適切な証明書を確認することが重要です。

相続や贈与の際の必要性

　登記事項証明書や登記簿謄本は、相続や贈与の手続きにも欠かせない書類です。不動産を法定相続人や受贈者に引き渡す際には、所有権を移転するために法務局に届け出をする必要があります。その際、登記簿謄本を用いて現在の所有者や権利状況を証明することが重要となります。特に相続時には、相続税の評価額を計算するためにも登記情報の正確性が求められるため、これらの証明書を活用します。なお、相続人が複数人いるケースでは、権利の分配や共有割合を明確にするための資料としても活用されます。

ローンや融資申請時の活用

　住宅ローンや事業用融資を申請する際にも、登記事項証明書や登記簿謄本が必要です。金融機関は、不動産を担保として融資を行う場合、その物件の権利関係や現在の状態を確認します。この際、それを証明する書類として登記事項証明書が提出を求められるのです。また、住宅ローン控除を利用するための手続きの一環としても登記簿謄本が必要になる場合があります。例えば、新築不動産の購入時には、申請者が正当にその物件の所有権を有していることを確認するため、法務局で取得した証明書が用いられます。

登記事項証明書と登記簿謄本の取得方法

法務局の窓口での取得方法

　法務局の窓口で登記事項証明書や登記簿謄本を取得する方法は、もっとも基本的でシンプルな手続きのひとつです。法務局の受付で必要な申請書を記入し、窓口に提出します。提出後、約10～15分程度で証明書が発行されることが一般的です。手数料は種類によりますが、約600円が目安です。法務局は平日9時～17時に営業しているため、事前に業務時間を確認して訪れるようにしましょう。また、直接足を運ぶため、即日で取得できる利便性が大きな特徴です。

郵送による取得手続き

　遠方に住んでいる場合や平日に法務局へ訪れる時間がない場合でも、郵送を利用して登記事項証明書や登記簿謄本を取得することが可能です。この方法では、交付請求書を作成し、必要書類や手数料分の収入印紙を同封して管轄の法務局へ送付します。手数料は窓口と同じく約600円ですが、郵送費や返信用封筒などの準備を忘れずに行いましょう。取得までに数日かかることがあるため、余裕を持って手続きすることをおすすめします。

オンライン申請の利用手順

　近年では、オンラインでの登記簿謄本や登記事項証明書の取得も普及しています。法務省が運営する「登記・供託オンライン申請システム」を利用することで、インターネット上で申請手続きが可能です。この方法では、事前にユーザー登録を行い、必要な情報を入力するだけで申請が完了します。手数料は窓口より安い480円に設定されていますが、証明書を受け取る際には郵送で届けられるため、多少の時間が必要です。オンライン申請は、法人の登記情報を大量に確認する場合などに特に便利です。

取得時に必要な書類と手数料

　登記事項証明書や登記簿謄本を取得する際にはいくつか事前の準備が必要です。まず、申請者が取得したい不動産や法人情報に関する詳細情報（不動産の所在や法人番号など）を明確にしておきましょう。また、手数料は申請方法によって異なり、窓口では約600円、オンラインでは480円とされます。郵送で申請する場合は、手数料の収入印紙に加え、返信用封筒や郵送料が追加で必要になります。余計なトラブルを防ぐために、書類は漏れなく記載し、不明点がある場合は事前に法務局に確認することがおすすめです。

登記事項証明書・登記簿謄本を取得する際のポイントと注意点

取得のための基本的な準備

　登記事項証明書や登記簿謄本を取得する際には、事前に必要な情報や書類を準備しておくことが重要です。まず、対象の不動産の所在地や地番を正確に把握しておく必要があります。また、登記簿謄本には複数の種類が存在するため、取得する書類の種類を明確にしておきましょう。例えば、不動産の全情報が記載された「全部事項証明書」か、現時点の権利状況のみを記載した「現在事項証明書」かを選ぶ際に役立ちます。

　さらに、必要な費用も確認しておくことをおすすめします。法務局の窓口での取得には約600円、オンライン申請では約480円の手数料が発生します。また、申請時に対応時間が平日のみである点も念頭に置いておきましょう。

取得ミスを防ぐためのチェックリスト

　取得ミスを防ぐためには、いくつかの項目を事前に確認しておくことが重要です。以下はチェックリストの一例です：

取得する不動産の情報（所在地や地番）が正確であるか。
申請する書類の種類が目的に合っているか（例: 全部事項証明書か現在事項証明書か）。
申請する法務局が管轄区域内であるか。
必要な手数料が準備されているか。
オンライン申請の場合、インターネット環境や電子納付方法が準備されているか。

　これらを事前に確認することで、手続きの途中でのトラブルや手戻りを防ぐことができます。

再取得が必要になるケースとは

　登記簿謄本や登記事項証明書では、一定期間内に発行された最新の情報が求められる場合があります。不動産取引や住宅ローンの申請時には、発行日から数か月以内の書類を提出しなければならないことが多いため、古い証明書では有効とされない場合があります。このようなケースでは再取得が必要になります。

　また、必要な書類の種類を誤って取得した場合も再取得が必要になります。例えば、必要としていたのが「現在事項証明書」だったにもかかわらず、全情報が記載された「全部事項証明書」を取得してしまい、目的に合わなかった場合などがこれに該当します。

電子化された登記簿のメリットと注意事項

　登記簿は現在電子化されており、法務局の窓口だけでなく、オンラインで申請・取得が可能になっています。この電子化によって、手続きがより迅速かつ効率的に行えるようになり、特に遠方にいる方にとっては利便性が向上しました。また、オンライン申請では手数料が窓口よりも安く設定されており、コスト削減にもつながります。

　ただし、電子化された登記簿の利用にはいくつかの注意事項もあります。たとえば、一部の古い不動産登記情報は電子データ化されておらず、管轄法務局で直接手続きを行わなければならない場合があります。また、オンライン申請には事前にアカウント作成やインターネット環境の整備が必要です。そのため、電子化された登記簿を活用する際には、利用環境の確認や手続きの流れを事前に把握しておくことが大切です。

投稿者プロフィール

武石大介: 2017年に公認会計士試験に合格し、監査法人で複数年にわたって監査経験を積んできました。また公認会計士試験の合格前後に2社設立と3つの新規事業を行った経験があります。1社事業は売却、1社はクローズしました。

現在は独立し、会計士としての専門知識と自身の起業・事業経験を活かし、会計・財務支援をはじめ、起業・経営に関するアドバイスも行っております。
具体的には、資金調達・補助金申請サポート、財務分析、事業計画の作成支援、記帳代行など、実務的かつ実践的な支援が可能です。